Kann man Telefonkosten beim Arbeitgeber absetzen?

Telefonkosten

Die steuerliche Behandlung der anfallenden Aufwendungen für Telekommunikationseinrichtungen, speziell das Telefon, das Handy und das Internet, stellt ein beliebtes Thema dar. Ein paar grundsätzliche Regelungen gilt es hier zu beachten.

Ein privater Telefonanschluss wird auch beruflich genutzt

Private Telefonkosten gehören zu den steuerlich nicht abzugsfähigen Ausgaben. Falls private Telefonanschlüsse auch geschäftlich oder beruflich genutzt werden und die hierzu angefallenen Kosten steuerlich geltend gemacht werden sollen, muss im Zweifelsfall ein Nachweis erbringbar sein.
Als Nachweis kann eine Einzelgesprächsabrechnung oder ein Einzelverbindungsnachweis des jeweiligen Telefonanbieters dienen. Hier können die angewählten Telefonnummern, Gesprächseinheiten und Gesprächskosten einzeln abgelesen werden. Die dienstlichen Gespräche können kenntlich gemacht und die Gesamtkosten hierfür zusammengerechnet werden. Die sonstigen Telefonaufwendungen und Grundgebühren können dann im gleichen Verhältnis der angefallenen Gebühren der privaten zu den dienstlichen Anrufen aufgeteilt werden.
Die Aufteilung der Aufwendungen anhand des Einzelgesprächsnachweises führt in der Regel zu einer sehr reibungslosen Abwicklung mit dem Finanzamt. Müssten die Kostenanteile jedoch geschätzt werden, so liegt die Zustimmung zur Schätzung im Ermessen der Finanzverwaltung. Die Schätzung sollte daher seriös, sachgerecht und aufgrund praktischer und belegbarer Erfahrungen erfolgen.

Ein geschäftlicher Telefonanschluss wird auch privat genutzt

Kosten, die für geschäftliche Telefonanschlüsse anfallen, gehören zu den steuerlich abzugsfähigen Betriebsausgaben. Sollten diese Telefonanschlüsse jedoch auch privat vom Einzelunternehmer / Selbständigen genutzt werden, sind die Kostenanteile für die private Nutzung zu ermitteln und als Nutzungsentnahme / Eigenverbrauch zu versteuern (Umsatzsteuer und Einkommensteuer).
Falls kein weiterer, privat genutzter Telefonanschluss vorhanden sein sollte und sich der Geschäftsanschluss auch im privaten Wohnbereich des Einzelunternehmers / Selbständigen befindet, ist es naheliegend, dass dieser Anschluss auch privat genutzt wird. Falls keine Einzelgesprächsabrechnung vorliegt, akzeptiert die Finanzverwaltung in der Regel eine Schätzung in Höhe der üblichen Aufwendungen eines ähnlichen Privathaushaltes. Die Untergrenze der privaten Gesprächskosten liegt erfahrungsgemäß bei 25,50 Euro je Monat bzw. 306 Euro im Jahr.

Ein geschäftlicher Telefonanschluss, der einer Kapitalgesellschaft gehört, wird vom angestellten Gesellschafter / Geschäftsführer privat genutzt

Die private Nutzung eines Telefonanschlusses durch einen Arbeitnehmer des Unternehmens ist einkommensteuerlich steuerfrei und wird umsatzsteuerlich in der Praxis nicht aufgegriffen. Dies gilt auch für die Nutzung von betrieblichen Computern und sonstiger Telekommunikationsgeräte. Diese Regelungen gelten allerdings nicht nur für den angestellten Gesellschafter des Unternehmens, sondern für alle Arbeitnehmer dieses Betriebes.

Der Trick

Falls ein Arbeitnehmer dienstlich mit dem privaten Handy telefoniert bzw. mit dem Diensttelefon private Gespräche führen darf, oder das betriebliche Faxgerät von ihm auch für private Sendungen genutzt werden kann, ist eine interessante Möglichkeit gegeben.

All diese Nutzungen sind für den Arbeitnehmer steuer- und sozialabgabenfrei und das in vollem Umfang. Wenn der Arbeitnehmer die durch dienstliche Telefonate angefallenen Kosten nachweist und sein Arbeitgeber einer Erstattung zustimmt, können die Kosten mit 20% des Rechnungsbetrages, maximal 20 Euro monatlich pauschal ohne Steuer und Sozialversicherungsabzüge erstattet werden.

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