Aufbewahrungspflicht

Aufbewahrungspflicht

Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Zu den Unterlagen, die von Steuerpflichtigen im Rahmen der Aufbewahrungspflicht geordnet aufzubewahren wurden, gehören Bücher und Aufzeichnungen ebenso wie Inventare, Jahresabschlüsse und Lageberichte, Eröffnungsbilanzen und zu deren Verständnis notwendige Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen. Auch empfangene Handels- und Geschäftsbriefe und auch Wiedergaben abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe, alle Buchungsbelege und sonstige Unterlagen, welche von Bedeutung für die Besteuerung wurden, unterliegen der Aufbewahrungspflicht. Die erwähnten Unterlagen dürfen – mit Ausnahme von Eröffnungsbilanz und Jahresabschlüssen – auch auf Bildträgern oder auf einem anderen Datenträger aufbewahrt werden, im Falle, dass das den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung gerecht wird und gewährleistet ist, dass die Wiedergabe beziehungsweise die Daten bildlich mit den empfangenen Handels- und Geschäftsbriefen aber auch den Buchungsbelegen übereinstimmen; bei den anderen Unterlagen muss eine inhaltliche Übereinstimmung sichergestellt sein. Außerdem haben die Unterlagen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar zu sein und müssen ein unverzügliches Lesbarmachen und eine maschinelle Auswertung erlauben. Bücher und Aufzeichnungen, Lageberichte, Jahresabschlüsse, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Buchungsbelege sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gilt eine sechsjährige Aufbewahrungspflicht. Für den Beginn der Aufbewahrungsfrist ist jeweils der Termin der letzten Eintragung in die betreffende Geschäftsunterlage maßgeblich und der Entstehung des Beleges; die Frist beginnt jeweils mit Ende des Jahres, in dem die letzte Eintragung oder Aufzeichnung erfolgte beziehungsweise der betreffende Buchungsbeleg entstanden ist.
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